その他応募書類の書き方5~応募メール・添え状の書き方~

著者が教える、中高年の転職必勝法

応募メール(問い合わせメール)の効果的な書き方とは?

 
これまで見てきた履歴書、職務経歴書、自己PR書、志望動機書以外にも、書かなければならないものが複数あります。

まずはメールについて。

企業への応募方法については、応募書類を郵送する、もしくはWEBフォームを送信してエントリーするのが定番です。

その一方で、応募先企業と電子メールでやり取りをするケースもあり、 求人情報に対する問い合わせ、 公開求人が出ていない場合へのアプローチ、 電子メールを使っての応募、
という3つが典型パターンです。

一番最後ののケースは、企業が指定するメールアドレスに、履歴書や職務経歴書を添付した電子メールを送るように指示されますので、粛々とそのとおりに進めるだけです(下の実例を参照ください)。

そしての2つは、時間帯や担当者などを鑑みずに、いきなり企業に電話をするのはハードルが高いですから、この電子メールの活用が有効と言えます。

応募メール(問い合わせメール)の効果的な書き方とは? この年代ならば、今までの業務経験において、電子メールのやり取りは嫌というほど経験してきたはずです。
絵文字や機種依存文字を使わないのは、今更いわずもがなですし、こと転職活動において企業にアプローチするからといって、何ら特殊なテクニックなどありません。基本的に今までのビジネスで経験したとおり、普通に電子メールを書いて送ればいいだけのことです。

なお、についてだけ補足説明します。
求人情報が公開されていない企業に対して、何とか応募してみたいというケースがあるでしょう。
この場合、下の実例のような文脈で、企業の採用情報に掲載されているメールアドレスに送るのが定石です。

このアドレスの掲載がなくメールフォームが設置されている場合は、これを使って同じように書きます。
このフォームすらない場合は、代表アドレスに送る(下の実例参照)か、直接電話で求人の有無を確認するしか方法がありません。

いずれにせよ、こののケースは、そもそも「駄目元」ですから、躊躇せずに迅速に行動に移すことが最も大事です。

 

応募に関する問い合わせメールの書き方実例

宛先 saiyo-team@cis-japan.co.jp
CC  
件名 【お問い合わせ】「営業マネージャー候補職」への応募について
  シーアイエスジャパン株式会社
人事部 キャリア採用担当様

突然のメール失礼いたします。
徳田康則と申します。

この度、日経キャリアNETにて貴社求人を拝見し、ぜひ応募させていただきたいと考えておりますが、応募にあたって1点疑問点があり、確認したくメールを送らせていただいた次第です。

今回の求人情報の必要条件の中に、
・金融機関で少なくとも5年程度経験されている方
とありますが、私は営業経験は約15年と長いものの、金融業界での営業経験は、トータルで4年6か月しかありません。このような私でも応募可能でしょうか?

もちろん、自身が残してきた営業実績や営業マネジメント経験には、自信を持っており、 本職で貴社の発展に貢献したいという気持ちが強いため、ご返信を頂戴できると幸甚です。

氏名:徳田 康則(とくだ やすのり) 37歳
住所:埼玉県川口市西青木X-X-X ユニデンスXXX号
連絡先:090-XXXX-XXXX(携帯電話) Eメール:tokudayasu@yahoo.ne.jp

<ポイント解説>

【】を用いるなどし、件名は見やすい工夫を。
「拝啓 残暑の候、~」と長い言い回しを使わなくても構わない。
PRするのであれば、さりげなく。くどいのはマイナス。
個人情報は端的にわかりやすく。必要事項だけ書く。

 

求人に応募する際の電子メールの書き方実例

宛先 jinji@s-corp.co.jp
CC  
件名 【応募】「総務マネージャー候補」への応募について
  スズキ商事株式会社
人材採用部 中途採用担当様

突然のメール失礼いたします。村田信二と申します。

この度、 貴社ホームページの採用情報にて貴社求人を拝見し、自身の経験やスキルとベストマッチングしていると考え、応募させていただきます。

私は約17年間、総務一筋でキャリアを積んで参りました。今回の任務である CSR活動の推進やISO認証取得の経験も兼ね備えております。

つきましては、本メールに添付いたしました履歴書、職務経歴書をお読みいただき、ぜひ面接の機会を賜りますよう、お願い申し上げます。

なお添付ファイルは2つで、ファイル名は下記になります。

履歴書(村田信二).pdf
職務経歴書(村田信二).pdf

以上よろしくお願い申し上げます。

氏名:村田 信二(むらた しんじ) 
年齢:40歳
住所:横浜市青葉区美しが丘X-X-Xメゾン・たまプラーザ102号
連絡先:090-XXXX-XXXX(携帯電話) Eメール:sinji1214@gmailer.com

 

<ポイント解説>

どの求人媒体を見て応募したのか、その経緯を書いておく。
添付ファイルをきちんと見てもらえるように、端的にキーワードをちりばめてPRしておく。
添付漏れがないように、何を添付したのか、明確に伝えることが大事。

  

添え状の効果的な書き方とは?

 
次に添え状について解説します。

添え状の効果的な書き方とは? 添え状(カバーレターともいう)は、応募書類郵送時に必ず一緒に付ける書類であることは、いわずもがなでしょう。

添え状は単なる「送り状」ではありませんので、本文中に中高年ゆえのハンディ(たとえば、長期ブランクが空いてしまった理由)やマイナス材料(たとえば、応募必須条件を満たしていないところがある点のフォロー)を先回りして説明するというのが、効果的な使い方です。

他の応募書類でもこのようなリカバリー説明を書けるのですが、添え状は採用人事が最初に目にする書類であることを思い出してください。

たとえば履歴書や職務経歴書をじっくり読まないと、そのハンディを背負った理由がわからないような場合、そもそもそこまで辿り着かないで、落選という危険性もありますので、必ず目を通す最初の書類で、訴えておく必要があるのです。

また、このようなリカバリー説明を入れなくても大丈夫な場合は、簡単な職務経歴や自己PR、志望動機を述べておけばいいでしょう。

この添え状の作成については、オリジナリティやテクニックは一切不要です。ここは定型に沿って粛々と作成するのが最善です。

作成時にこの世代が一番気をつけていただきたいのが、「書き過ぎる」という点。

ついついリカバリー説明が長くなってしまったり、職歴や自己PR、志望動機をダラダラ、長々と冗長に書いてしまうというのは絶対によくありません。これでは添え状の範囲を逸脱しています。
要は定型に従って、ここはコンパクトにまとめておけばいいのです。

なお、作成形式ですが、A4サイズ1枚以内にまとめて、パソコンで作成します。
B5サイズだと履歴書・職務経歴書と用紙サイズが合わないので、ファイリングする側にとっては非常に面倒になりますゆえ、筆者はお勧めはしません。
また一生懸命に手書きで書いたからといって、評価が上がるものでもありませんので、パソコンで作成しておく方が無難といえます。

添え状作成の基本形

平成28年9月1日

株式会社川島工業
管理部 人事課
採用ご担当者様


〒330-0846 さいたま市大宮区大門町2-XXX
電話:090-XXXX-XXXX
E-mail:sugiharax@gmailx.com
杉原 良(すぎはら りょう)

企画提案営業職への応募の件
 
 拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
 さて、このたび「ナビナビ転職」にて貴社の企画提案営業職の求人情報を拝見し、さっそく応募させて頂いた次第です。

 私は約14年もの間、営業一筋でキャリアを積んで参りました。今までに培った経験・スキルを存分に発揮し、最短で貴社の職場環境に適応して、即戦力として貴社の発展に寄与したいと考えます。貴社で働きたい気持ちは誰にも負けません。

つきましては、応募書類をご一読頂きまして、ぜひご面接の機会を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

 
敬具
 

 
 応募書類

履歴書     1通
職務経歴書   1通


以上

 

<ポイント解説>

 添え状に独自性は要らないので、ビジネス文書にならった基本的な書き方を遵守すること。
 3行くらいで職歴や志望動機を盛り込むのが、バランスが良い。
 最後のように、「送り状」の役割として郵送物の内容を明記し、一目でわかるようにしておくことも大切。

  

年齢制限をオーバーしている場合の添え状実例

平成28年9月1日

株式会社インターネット
人事総務部 人事課 採用担当
橋本様


〒330-0846 さいたま市大宮区大門町2-XXX
電話:090-XXXX-XXXX
E-mail:nomurax@gmailx.com
野村 真治(のむら しんじ)

システムエンジニア職への応募の件
 
 拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
さて、先日お問い合わせのメールをお送りいたしました野村と申します。今回の求人に関しては年齢制限を超えておりますが、選考対象としていただけるとのことで、心より感謝申し上げます。
 私は新卒入社以来、COBOL言語を軸に基幹系システムの設計・開発に従事して参りました。管理職の経験はありませんが、PM、PLとして若手や後輩の育成やプロジェクト管理の経験は豊富にございまして、この経験・スキルが貴社で活かせると確信しております。

つきましては、応募書類をご一読頂きまして、ぜひご面接の機会を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

 
敬具
 

 
応募書類

履歴書     1通
職務経歴書   1通


以上

 

<ポイント解説>

 応募条件を満たしていない場合は、事前に承認を取っておくのが鉄則。そしてその旨を触れ、感謝の言葉を述べておきます。
 この世代に求められていることをさりげなくPRしておくのもよいでしょう。

  

直近にブランクがある場合の添え状実例

平成28年9月1日

株式会社麺屋フーズ
業務部 人事課 中途採用担当
白石様


〒330-0846 さいたま市大宮区大門町2-XXX
電話:090-XXXX-XXXX
E-mail:ooyaman@gmailx.com
大山 達郎(おおやま たつろう)

営業企画マネージャー候補への応募の件
 

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび「転職ナビ」にて貴社の営業企画マネージャー職の求人情報を拝見し、さっそく応募させて頂いた次第です。

私は約17年もの間、外食チェーン会社でキャリアを積んで参りました。特に営業企画の経験は平成18年9月から前職退職まで従事しており、貴社入社後は即戦力として活躍できると自負しております。

なお、前職退職から現在まで約1年、ブランクがありますが、父親の介護に専念せざるを得なかったのがその理由になります。現在は全日制の介護施設に入居できましたので、貴社での就労上、一切問題がないことを申し添えておきます。

つきましては、応募書類をご一読頂きまして、ぜひご面接の機会を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

 
敬具
 

 
応募書類

履歴書     1通
職務経歴書   1通


以上

 

<ポイント解説>

 採用人事が懸念するブランクの理由を、先回りしてサラっと触れておくとよいでしょう。

 

転職回数が多い場合の添え状実例

平成28年9月1日

株式会社ビルメンテ
キャリア採用事務局 御中


〒330-0846 さいたま市大宮区大門町2-XXX
電話:090-XXXX-XXXX
E-mail:koba1234@gmailx.com
小林 正行(こばやし まさゆき)

経理財務職への応募の件
 

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび「ナビキャリアNEXT」にて貴社の経理財務職の求人情報を拝見し、さっそく応募させて頂いた次第です。

私は新卒入社以来、約20年経理畑一筋を歩んで参りました。 この間、7社に転職しましたが、20代の若かりし頃は自身のわがままで転職したこともありましたが、30代以降の転職は全て会社都合によるものになります。職場を転々とするなど、職場環境に恵まれない時期もありましたが、これも貴重な経験と前向きに捉え、これを糧にして貴社で全身全霊を尽くして働く覚悟です。

つきましては、応募書類をご一読頂きまして、ぜひご面接の機会を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

 
敬具
 

 
応募書類

履歴書     1通
職務経歴書   1通


以上

 

<ポイント解説>

 採用人事に余計な詮索されなうように、先回りして転職回数が多くなった理由を述べ、その後に入社後の決意を語っておきます。

 

リストラで退職した場合の添え状実例

平成24年9月1日

株式会社太平洋製薬
利根川工場 生産総務部 採用担当
宮原様


〒330-0846 さいたま市大宮区大門町2-XXX
電話:090-XXXX-XXXX
E-mail:r-yazawa@gmailx.com
矢沢 龍之介(やざわ りゅうのすけ)

生産技術職(品質管理担当)への応募の件
 

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび「ナビキャリアNEXT」にて貴社の生産技術職の求人情報を拝見し、さっそく応募させて頂いた次第です。

私は約15年もの間、食品工場で主に生産管理を中心として最近は品質管理業務に従事しておりました。

なお、前職については、経営不振のために勤務先である工場が廃止となり、整理解雇にて退職する運びとなりました。長年勤めた愛着のある会社を去るのは非常に残念ではありますが、今は気持ちをしっかりと切り替えて、この品質管理業務の経験を貴社でも活かしていきたいと思います。

つきましては、応募書類をご一読頂きまして、ぜひご面接の機会を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

 
敬具
 

 
応募書類

履歴書     1通
職務経歴書   1通


以上

 

<ポイント解説>

 自分の責任が及ばないような退職理由であれば、採用人事に勘繰られる前に先にはっきりと伝えておきましょう。

 

>> 第6回「その他応募書類の書き方6~お礼状の書き方・推薦状のもらい方~」 へ続く



 

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講師プロフィール

  • 著者写真
  • 中谷 充宏(なかや みつひろ)
  • キャリアカウンセラー、社会保険労務士

  • 実績、経歴

    同志社大学法学部法律学科卒。NTT(日本電信電話株式会社)勤務後、キャリアカウンセラーとして独立。

  • ●マンツーマンで転職を支援する日本トップクラスの「転職のパーソナルコーチ」。
    ●一流企業社員や米国MBAホルダーからハンデ層まで、幅広い方々の転職支援の実績あり
    ●社会保険労務士としての経験から企業側の採用心理や実情も熟知。

  • 運営サイト

    ●運営サイト:中高年の転職の悩み相談室http://www.chuukounen.com/





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