その他応募書類の書き方6~お礼状の書き方・推薦状のもらい方~

著者が教える、中高年の転職必勝法

お礼状の効果的な書き方とは?

 

前回はメールと添え状の書き方について解説しました。

 

そして今回はお礼状推薦状の書き方について、解説します。

まずはお礼状について。
この年代ならば、ビジネスシーンでお礼状を書いた経験がきっとあるはずです。

応募メール(問い合わせメール)の効果的な書き方とは? 仕事上、お世話になったり、サービスを受けたことに対して、お礼を伝えるのと同様、面接対応いただいたことに対して、そのお礼をお礼状ハガキを郵送することで伝えるのです。

そもそもビジネスシーンでお礼状を送ることは何ら失礼には当たりませんし、誰でもきちんとしたお礼状をもらって嫌な気はしません。
だからこれを面接後にも応用するのです。

まず作成方法についてですが、高級紙のハガキに直筆で書きます。

まず用紙についてですが、官製ハガキでは凡庸で非常に安っぽく感じます。
どうせやるならば、徹底的に用紙にもこだわってください。高級文具店に行けば、高級紙で作られた、洗練されたハガキが多数販売されています。

また「それならば封書の方がいいのでは?」という人もいますが、採用人事側にとっては開封に手間がかかるし、何が入っているかわからない怖さ(不採用にしたことの逆恨みの手紙もたまに届くことがあるのです)もあります。

その点、ハガキですと開封率100%で、採用チーム内でも回覧してもらえる可能性がありますから、ここはハガキなのです。

直筆で書く理由は、ワープロ打ちのハガキだと大量応募の匂いが醸し出てしまうからです。
履歴書ほど情報は多くありませんから、下手でも丁寧に気持ちを込めて書けば大丈夫です。

最も大事なことは、採用人事の選考評価が固まらないうちに、届けることです。

面接でのやり取りで評価を下すのが採用選考の鉄則ですが、採用人事も人の子、このハガキで評価が好転する可能性はゼロではありません。

ただし評価が固まってからでは、どうしようもない。
だから帰宅してからじっくりと腰を据えて書くというのでは遅過ぎます。

面接が終わったら、すぐに会社近くの喫茶店等に入って、その場で書いてポストに投函するのです。そうすれば明日には着くでしょう。
帰ってからでいいや、明日書けばいいや、の先延ばしはNGと心得ておいてください。

なお、最近は面接後にお礼メールを送る人は多くなってきていますが、やはりハガキに比べてインパクトは落ちます。ここはちゃんと手間暇をかけましょう。

お礼状の実例サンプル

 
転職面接のお礼状の実例サンプル見本
 

<ポイント解説>

面接のお礼を伝えるのが主旨。儀礼的で構わないから、長々と書かないこと。
このように面接を経たことで、入社意欲が固まったことを、さりげなくPRするのは効果的。
選考評価が固まってから出しても無意味。多少の文書構成上のバランスが崩れようと、字が汚かろうと、一刻も早く出すことを優先する。

  

推薦状の効果的なもらい方、書き方とは?

 
雇用有事の今、中高年は内定獲得のために、あらゆる手を尽くす必要があります。
その一つとして効果的な方法が、この「推薦状」の活用です。

応募メール(問い合わせメール)の効果的な書き方とは? 自身の人脈をフル活用して、前職の社長や上司役員、取引先の部長といったオーソリティに「推薦状」を書いてもらい、応募書類と一緒に郵送します。
それで自身の実力や能力、身元が確かであることを社会的信用度の高い第三者に担保してもらうのです。

身元保証書や身元保証契約書といった責任の重い書類と意味合いが違いますから、頼む方も受ける方も比較的取り組みやすいといえます。
ぜひ自分の転職活動のサポーターになってもらえるよう、オーソリティに協力を求めてみてください。

なお、これを書いてもらう人は応募先企業の採用人事に対して、信用や信頼を与えられるような人を選ばなければなりません。ここでオーソリティと言っているのは、そういうことです。
だから父親や母親といった身内や遊び友達、社会的地位の低い人からの「推薦状」では、逆効果になる危険性があることを理解しておいてください。

内定獲得に苦戦している人はたくさんいますが、この「推薦状」を取ってまで就職活動に臨んでいる人は実際には稀有です
(筆者の経験からすると、多くてもおそらく0.03%未満の確率でしょう)。

中高年は周りに対して、長年仕事上で積み重ねてきた信用・信頼がきっとあるはずです。
これを文書化して自身の「売り」につなげていくくらいのバイタリティは必要ですし、まだ職務経験の浅い若手にとってこれを真似るのは難しいと言えます。
採用人事としても、どこの馬の骨ともわからない人よりは、後ろ盾があって身元がはっきりしている人の方が、絶対にいいに決まっています。

しかし、この「推薦書」を作成するにしても、そもそもどうやったらいいか、わからないことでしょう。

それなので、ポイントを順番に解説しますと、まずそのオーソリティに作成経験があるようならば、その人に今回作成をお願いする主旨や提出先などの情報を伝えて、作成を一任します。
たとえば、大学教授のようなオーソリティならば、自身のゼミ生、研究生の就活用の推薦状の雛形を持っていらっしゃったりします。

問題は作成方法がわからない場合です。この場合は、こちら側で草案をワープロ打ちで作成して、それにオーソリティに自署&押印してもらうのがベストです。
全て手書きとなると、手間がかかるためにオーソリティの気持ちが萎えてしまうし、オーソリティの字が読みにくい等のリスクがあるため、ワープロ原稿に自署&押印するかたちの方が無難です。

そして皆さんが一番難しく感じる推薦状の中身ですが、要はその働きぶりや評価を証明してもらうのが主旨ですから、長々と書かずに要点を書くのが作成のポイントです。

実際の採用現場では文面や構成云々よりも、オーソリティの社会的地位の高さや、ちゃんとその人が自署しているのか、押印してあるのか、の方に着目します(いわゆる「コネ入社」の際のコネの威力の大小を想像していただければ、おわかりいただけると思います)。

それなので、次ページのような実例を加工して、ササッと作成しても、きちんとオーソリティから推薦されていることがはっきりすれば、その威力に影響はありません。

推薦状作成のフローチャート

 

オーソリティの選定&作成依頼
※応募先企業の採用人事に対して、威力があるかどうかで選定
オーソリティに推薦状の作成経験があるかどうか?
ある場合 ない場合
オーソリティに主旨説明や応募先企業の情報を提供して、後は作成を一任 自身で草案を作成し、オーソリティに自署&押印をお願いする
なお、草案は次ページのような実例を真似て作成して構わない

 

推薦状作成の実例サンプル

 

平成28年9月1日

東京マーチャダイズ株式会社
人事部 人事課
採用担当者様

推 薦 状
 

長島健太氏は、我社に約5年間在籍しておりましたが、勤務態度は真面目で、部下や後輩社員の面倒見もよく、周りからの信頼は絶大でした。

特筆すべきは、昨年彼に一任した既存店再興プロジェクトについてです。非常に限られた予算、人員、期間の中であるのも関わらず、彼はプロジェクト最高責任者として、如何なくリーダーシップを発揮し、メンバーや協力会社などを巻き込みながら、目標を遥かに上回る実績を残すことに成功しました。

この任務後も数々の重要な任務をこなしており、彼の我社での活躍は十二分に満足できるものでした。

ここに長島健太氏を推薦し、貴社での活躍を保証いたします。

さらに詳細について必要の場合には喜んでお答えします。

 
 


株式会社エムアンドエヌコンサルティング
代表取締役 中谷 充宏 
〒330-0846 埼玉県さいたま市大宮区桜木町X-XXX-XXX
電話:048-XXX-XXXX 携帯電話090-XXXX-XXXX
E-mail:nakaya@mandnconsulting.co.jp

 

<ポイント解説>

  • 上から作成日付、宛先、タイトル、本文、作成者(オーソリティ)情報、という文書構成で作成する。
  • 全体的に冗長に書かない、余白が目立つくらいのボリュームで構わない。
  • 本文には、そのオーソリティとの接点があった時期の、実績や成果、働きぶりなどを書いてもらう。
  • 「ここに長島健太氏を推薦し、貴社での活躍を保証いたします。」というように、高らかに推薦・保証してもらう。
  • 「さらに詳細について必要の場合には喜んでお答えします。」というように、身元調査や質疑にも積極的に応じる旨を書けば、応募者に対する採用人事の信用度は一気に向上する。
  • 作成者情報は、できるだけ詳細に書いておくと確証性が高まり、応募先企業からもアプローチしやすくなる。

 

>> 第1回「中高年の面接対策1~中高年の面接事情とは?~」 へ続く



 

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講師プロフィール

  • 著者写真
  • 中谷 充宏(なかや みつひろ)
  • キャリアカウンセラー、社会保険労務士

  • 実績、経歴

    同志社大学法学部法律学科卒。NTT(日本電信電話株式会社)勤務後、キャリアカウンセラーとして独立。

  • ●マンツーマンで転職を支援する日本トップクラスの「転職のパーソナルコーチ」。
    ●一流企業社員や米国MBAホルダーからハンデ層まで、幅広い方々の転職支援の実績あり
    ●社会保険労務士としての経験から企業側の採用心理や実情も熟知。

  • 運営サイト

    ●運営サイト:中高年の転職の悩み相談室http://www.chuukounen.com/


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