その他応募書類の書き方1～WEBフォーム編①～

紙面とともになぜWEBフォームが必要なのか？

WEBフォームを入力した経験がある人は、その膨大な入力量にくじけそうになったことでしょう。

たとえば、ある大手転職サイトにおける、職務経歴欄の「主な職務内容」は、最大全角2000字まで許容しています。
これは応募者の全ての職歴ではなく1勤務先の情報量で、勤務先が変わる毎に「勤務先を追加する」というボタンをクリックして、新たに職務経歴欄の「主な職務内容」を入力することになります。

このような基本情報だけでも紙面と違って圧倒的なボリュームがあり、実際の応募の段階になると、これに加えて「自己PR」や「志望動機」を最大全角1000字で要求されたりしますから、このボリュームの多さはWEB特有と言えます（これをどう対処していけばいいかは後述します）。

既にご存知の方も多いと思いますが、企業側から見た今の書類選考の流れは、まずWEBフォームからエントリーをしてもらって、そこで一定のスクリーニングしてから、本番の書類選考のために応募書類を郵送してもらう、というケースが大半です。

要はまずWEBレジュメありきであり、ここは避けて通れません。
（なお、本書ではWEBレジュメ後にも書類バージョンは必要であること、またハローワークや人材紹介会社、新聞等の紙媒体といった、ネット経由ではない求人に対応するためにも、紙面の応募書類作成を先行させています。）

では、なぜそもそも書類バージョンと同じ内容のものをWEB上で求めるのでしょうか？

既述のとおり、紙面上の応募書類なしにこのWEBレジュメだけで書類選考を済ませる企業も増えてきていますが、紙面、WEBともに同じような内容であってもこの両方を提出させる企業がまだまだ多いのが現状です。

この理由は、3つあり、まず一つ目は企業側は書類バージョンを正式な応募書類として捉えていることです。

WEB応募はクリック一つでできますので、冷やかし応募、スパム応募も多いのが実態ですので、これをあくまでエントリー（求人への参加登録の一環）とみなして、正式な応募は書類が送られた時点とみなすのです。

これに加えて、二つ目ですが、書類バージョンではWEBレジュメでは見えなかった点も見えますので、その点もチェックしたいということです。

既述の履歴書の顔写真が典型例でしょう。
その他、書類の作成能力やビジネスマナーなども見て取ることができます。

最後の三つ目は企業側の応募管理の問題です。

選考する企業側にとってみれば、WEB上の採用側の管理ページは、大量の応募者のWEBレジュメを効率よく管理する機能（検索や一括送信機能など）が充実していて、管理の手間を大幅に省けますので、その分選考に稼働を割きたいのが採用人事の立場なのです。

この3つが採用側の都合としてありますので、紙面、WEBとも非常に重要で、両方をきちんと準備しておくべきなのです。

 

転職サイト経由時の一般的な書類選考の流れ

 

採用人事が紙面、WEBとも提出させる理由

 

項目ごとに紙面版からの転記の仕方をマスターして、WEBフォームの作成をスムーズに行う

それでは、具体的な入力項目について、大手転職サイトの例を元に個別に見ていきましょう。

大手転職サイトを見ると、下の表のように、メッセージ、プロフィール、学歴・資格、職務経歴、キャリアプラン、希望条件欄、自己PR、志望動機といった項目で構成されています。

ここで認識してほしいのは、入力項目は大きく分けて2つの属性があるということです。

一つ目は応募先に左右されないもので、その転職サイトを活用する際にベースとなる応募者の基本情報を入力する項目です。
そして二つ目は応募先に合わせて入力する項目です。

一つ目については、プロフィール、学歴・資格、職務経歴、キャリアプラン、希望条件、自己PR（基本）が該当します。

これは転職サイト上の基本情報になりますので、応募業界や応募職種が変わったとしても、原則それを大幅に変えたりはしません。

次に二つ目ですが、これは送信メッセージ、自己PR（応募時）、志望動機が該当します。

これらは一つ目と違い、どこにでも通用するようなものではダメで、しっかりと応募先企業に合わせたものを入力しないとNGとなります
（これらは後で詳細説明します）。

一つ目の具体的な入力方法ですが、プロフィール、学歴・資格、希望条件については、基本的に紙面版の履歴書の内容をそのまま転記すれば完成します。

このように何の迷いもなく転記できる項目がある一方で、応募先企業が絞られている場合は、職務経歴、自己PR（基本）、キャリアプラン中の「次のキャリアで実現したいこと」は、汎用的なものではなく、それに合わせた入力が必要になります。

要は応募先企業が明確であるならば、それに照準を合わせたものを掲載していくべきですし、まだ応募先企業が未確定の場合、汎用性を持たせるような記述にすべきということです。
これを念頭に入れておくことが、本書で推奨している転記を活用したWEBフォーム作成方法の鍵となります。

 

大手転職サイトの主な入力項目と転記ポイント

 

WEBフォームならではの書き方、見せ方、そして注意点とは？

WEBフォームには、紙面版の内容をそのまま転記して良い項目とWEBフォーム向けにアレンジする必要がある項目の２つに分かれます。

まず前者ですが「プロフィール」、「学歴・資格」、「希望条件」が該当します。
たとえば「プロフィール」の住所のような情報は何も考えず、そのまま転記すればいいことになります。

次に後者ですが、「送信メッセージ」、「職務経歴」、「自己PR」、「志望動機」などが該当します。

ここは「職務経歴」の中のフリーフォーマット欄である「主な職務内容」だけに着目します。
（「職務経歴」以外の項目は後述します）

この「主な職務内容」を作成する場合は、作成済みの紙面版の職務経歴書の中の「職務詳細」項目を転用しつつ、WEBフォーム独自のレギュレーションに合うように編集・加工して仕上げていくことが大切です。

WEBフォーム上では、ワープロソフトのように、表や下線、太字などの表現の工夫はできないので、改行や記号（・,○,▲,■,等）、かっこ（【】,＜＞,[]等）などを駆使して見やすくする必要があります。

なお、1行の長さは全角35文字以内というのが一般的なWEBフォーム上のルールで、このタイミングを目途に適宜改行を入れてください。

実は最も頻出するミスがこの改行です。
改行する字数を間違えると、次の例のようにおかしな文書になってしまい、読む側に対して無用なストレスを与えてしまいます。

採用人事はWEBレジュメであっても、これを印刷して紙面でチェックするケースが今だに多いのが実情です。
だからこそ、紙面版と同様に改行や記号等を駆使して見やすさ、見栄えを工夫しなければならないのです。
次ページに紙面版からWEB版への転記の実例を掲載していますので、参考にしてください。

もう一つ、気を付けてほしいことがあります。それはサンプルの丸ごとコピーです。

今、この欄の入力の負荷を減らすために、転職サイトのほとんどが職種別やサンプルを用意していて、簡単にそのサンプル集があるページにたどり着くことができます。
それなので、これをそっくりそのまま転記して使う中高年が非常に多いのです。

なかなか作成が進まない場合に、サンプルを使いたい気持ちはよくわかりますが、
本来、オリジナルでなければならない実績や成果・評価なども転記したものがそのまま残っているのはNGです。

＜サンプル例＞

↓本人はサンプルを元に改変したつもりでも、ほとんど内容は変わっていない

＜サンプルを元に改変した例＞

サンプルはあくまで参照レベルにとどめておくのが大原則。

特に応募者が多い職種や人気企業に対しては、上記のように少し数字を変えたくらいの、サンプルを軽く編集したレベルであれば、かなりの確率でその他大勢の応募者と入力内容が重複してしまい、マイナス印象につながりかねないことを心しておいてください。

最後に、トータルの字数について。

大手転職サイトはこの欄について、全角2000字を用意していますが、これを全て埋めるのは至難の技ですし、埋める必要もありません。
当該サイトが推奨するように、全角300文字以上を目安にして書けば大丈夫です。

Before　書類バージョンの職務経歴書の実例

↓これをWEB版に落とし込むと・・・

After　主な職務内容の入力実例

＜ポイント＞

WEBフォームの場合、「社名」や「在職期間」、「業種」、「従業員数」などの企業情報や、「雇用形態」、「職種」、「勤務地」、「役職」などの勤務形態は、通常は別に欄が設けられているので、これらの情報をこの「主な職務内容」に入力する必要はない。
ただし、別の欄ではうまく説明し切れない場合、この項目を活用するのは有用な方法である。

「退職理由」や「転職志望理由」を入力する欄が設けられていない場合、この「主な職務内容」の最後に盛り込んでおくと、採用人事にとって知りたいこれらが先にわかるので、非常に効果的である。

上記の実例のように、記号や改行を駆使しつつ、体言止めで表現すると、リズムがよくなり、読み手にとって負担が少なく、画面上でもスラスラと読みやすくなる。

第2回「その他応募書類の書き方2～WEBフォーム編②～」　へ続く

 

転職コンサルタント（中谷充宏）講師プロフィール

関連記事（中谷充宏が教える～中高年の転職必勝法！～全5回）