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迷惑をかけない仕事の引継ぎ方法

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人事異動や退職、産休など仕事をしていく上で今の仕事を次の人へつないでいかなければならない時があります。そのときに大切なのが「仕事の引継ぎ」です。

この引継ぎがスムーズにいかないと後任者はわからないことだらけで他の方に仕事を教わらなくてはなりません。これでは後任者も聞かれた他の社員さんも迷惑です。それに伝えた前任者の責任能力のなさ、伝達不足によるコミュニケーション能力の低さまでも疑われてしまいます。

そうならないためにもいくつかのポイントを押さえ、後任者にできる人だと一目置かれるような引継ぎを目指しましょう。

仕事の引継ぎで苦戦しないためにまずやること

仕事の最終日が決まったら優先順位をつけながら自分の仕事をリストアップしていきます。大きな案件だけでなく細かなことまで全てです。これくらいわかるだろうとスルーしていると後任者は手探りですすめていくとこになり、少しずつロスタイムを生むことにつながります。少しおせっかいかなと思うくらい書き出しておくと安心です。

まずは重要な項目を書き出していきます。その項目に対して自分が培ってきたやり方や、効率のよい方法などがあればそれも伝えるため書き出しておきます。

全部書き出すことで自分の中でも整理ができ、伝える順番や口頭ですませられることなどが整っていきます。業務を書き出すと伝え忘れを防ぐだけでなく、効率よく順序立てて伝えることができ、こうしたほうがもっといいかなと業務の改善点もみえてくることもあります。

後任に喜ばれる引き継ぎ書とは

まずは年単位で業務を書き出していきます。例えばプロジェクトのとりかかり時期や納期、決算書作成や予算をたてるなど年間で見ていくものを出します。そして業種によってルーティンワークがあれば月間、週間の業務と流れを書き出します。

これらの業務を引き継ぎ書として残しますが、時系列がめちゃくちゃで思い付きのまま残していてはわかりにくく見る気がしません。そこでエクセルを使って業務をまとめていくとよいでしょう。エクセルであれば誰もが使用できるソフトで表を作るのも簡単なので見やすいリスト作成が可能です。

エクセルでの引継ぎリスト作成の仕方

まず、最初の列におおまかな業務内容を取り掛かる順に並べていきます。
次の列には業務ごとの内容をあげ、そのとなりの列から4月5月6月・・・3月と順にいれていきます。業務にとりかかる時期から期日月までを→で示していくと「この業務は〇月にとりかかり、〇月には納期だな」と一目でわかるリストになります。
これと同じく月間での業務や週間での業務をそれぞれまとめてあげると仕事の漏れをふせいでくれる立派な引継ぎ書になります。

書類、データ、ファイルの資料場所の確認

業務については引き継ぎ書で理解できるとしてもいざ取り掛かろうとしたときに資料がどこにあるかわからない、データの保存先がわからない!では困ります。

引継ぎの次のポイントとして『どこに何があるか』も書き出しておくと親切です。パソコン上でのデータ保存であれば「○○の書類は○○フォルダのここ」「過去の作成資料は○○ファイルのここ」と資料もきちんと整理され同項目ごとに仕分けがされているのが望ましいです。きちんと整理され法則性がみえてくるような保管方法であれば、口頭で伝えるだけでも伝わるでしょう。

いざ引継ぎとなったときに、自分でもどこに何があるかあいまいにならないように普段から整理整頓していけるといいです。そうすることでいつでも誰でも必要なものをひきだすことができます。

取引先の名前、連絡先をリスト化

取引先の業者や発注先、システムの問い合わせ先、機械が故障したときの連絡先も項目ごとにリスト化し担当者名も記載しておくと電話で戸惑うことがありませせん。また「担当者にも担当が変わります」と一言伝えておくとその後のやりとりもスムーズにすすみます。

このように担当したものをすべて書き出しマニュアル化してしまえば後任者がまた移動や退職などで引継ぎをするときにもこの引継ぎ書は使えます。その都度必要な事項を抜いたり差したりするだけでマニュアルは更新され、ずっと使い続けられる引き継ぎ書となるのです。

引継ぎがうまくいく人になるには

作成してきた引継ぎ資料を使って引継ぎを行うのですが、説明のときにも気を付けなければいけないポイントがいくつかあります。

まず、自分勝手に説明だけ並べていかないことです。後任者に業務を理解してもうことが一番大切なことで、相手に不明な点が残ってしまっては引き継ぎの意味がありません。説明時に相手が「メモを取っているから」、「質問しないから」だから大丈夫だろうと勝手な解釈をせず、説明についてこられているか、メモをとる時間はあるかなど配慮をいれるといいです。

なぜなら後任者は自分の中で理解するのに少し時間がかかる場合もありますし、あれもこれもと説明を重ねられているうちに頭の整理ができずに混乱してしまうこともあります。そんな状態で「何か分からないところがあったか、質問があるか?」ときかれても何を質問していいのか、自分が何が理解できていないのかがわからないものです。

説明した業務の理解を確認するには1つの業務に区切りをつけ、その区切りごとに仕事をやってもらいます。そして必ず確認を行うと、理解ができていなかった箇所と自分の説明が足りなかった点がみえてきます。苦手な点がみえたら再度その業務を一人でさせて確認しましょう。

引継ぎが上手くいかないことも

完璧な引継ぎ書を準備し、説明が上手にできてもお互いの雰囲気が悪いと伝わり方は半減してしまいます。高圧的な態度になって相手がびくびくしている、事務的な説明でイライラしてめんどくさそうな態度を出していると後任者も嫌な気持ちになります。

険悪な関係になってしまうと、教えてもらうことに拒否反応を示してしまいます。相手が嫌だ、怖いと感じながら仕事すると普段ミスをしないことでもミスを繰り返し、聞くのが怖いからそのまま放置するという悪循環におちいります。

そうならないためにもお互いよい雰囲気をつくり、質問のしやすい状況をつくらなければなりません。ずっと笑顔でいる必要はありませんが、眉間にしわをよせて話したり、声の調子がずっと単調だったりすると相手は怖いなと感じてしまいます。相手を気遣う心の余裕がみえる人は「人の良さ」「頼りがい」がみえ、自然と話しやすく相手もリラックスして説明をきくことができます。

仕事の引継ぎあるある問題

引継ぎ問題でよくあるのが、「引継ぎの期間が短かった」「資料のみで説明がなかった」「口頭の説明のみでマニュアルがなかった」「前任者がいなくなったあと何のフォローもなく困った」ということをききます。ここでは最後の問題点をみていきます。

自分も後任者もきちんと引継ぎができたと思っていても、仕事をすすめていく際、確認したいことや意見を仰ぎたいところなどでてくるものです。そんなとき、タイミングを見計らってメールや電話をいれ様子を伺いながら不安なところはないか確認をします。こちらから連絡をいれることに気がひける場合は自分の連絡先を伝え「いつでも不明な点があれば連絡してください」と伝えておくと心強いです。

また仕事を共有できる仲間がいるのであれば、「〇〇さんにも気にかけていてもらうから、わかならいところはきいてね」という言葉があると救われるでしょう。引継ぎは自分が去ったその後のフォローまでできると完璧です。

最後に引継ぎとは

引継ぎには思っている以上に労力と時間を必要としますが、自分のやってきた仕事を振り返ることで効率の良いやり方、改善点がみえ、仕事全体を能率アップすることができます。

また後任者も同等のスキルをもって仕事を継続させることができるので、自社にも関係会社にも迷惑をかけずにすみます。自分の最後の日がきまったら速やかに引継ぎへの対応をおこない、相手が気持ちよく、スムーズに仕事できるように責任をもって最後まで丁寧で正確な伝え方を心がけていきましょう。

引継ぎを終えたあとも不明な点がないか、伝え損ねた点はないかどうか常に気にしておくと相手も安心でき、頼りになる人として周りの人からも一目おかれる存在になるでしょう。

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