【マンガ】宛名間違い・誤字脱字…お詫びメールの書き方と文面例

【マンガ作者：ちずるさん】

メールを送信した後に、宛名間違いや誤字脱字に気付き「しまった！」と慌てた経験はありませんか？

メールでの名前間違いや誤字脱字をしたときは、適切なお詫びをしてミスを挽回することが大切です。

今回は、メールでの宛名間違いや誤字脱字などをしてしまった場合の対処法について、お詫びの文面例とともに紹介します。

間違いメールを送信してしまった！どう対応する？

間違ったメールを送信してしまうことは、誰にでも起こりうることです。

たとえば、宛名間違いや誤字脱字、「様」の付け忘れ、添付ファイルのミス…

単純な誤字脱字や変換ミスなどのケアレスミスであれば、誠意をもって謝罪することで大きな問題に発展することは少ないですが、万が一機密情報が漏洩してしまったら？

企業間での信頼関係に発展してしまう恐れがあるため、謝罪と対応は適切に行わなければいけません。

では、間違いメールを送信してしまった後の流れについてみていきましょう。

メールを誤送信した後のお詫びの流れ

メールをご送信してしまった後の対応については、誤送信の内容や宛先、企業によって異なります。

以下は、一般的なメールを誤送信したときのお詫びの流れです。

状況悪化の恐れアリ！誤送信を個人のミスで済まさない

メールの誤送信に気付いた後、「急いで謝罪しなければ！」と、個人の判断で連絡をしたり、お詫びのメールを送信するのはNGです。

もちろん、メール間違いは個人のミスですが、ひとつのミスが企業の信用を左右します。

セキュリティ問題にも発展し、顧客を失ってしまうという事態に陥る可能性があります。

企業間での情報漏洩や大切な個人情報に関する問題のため、必ず上司に報告し、適切に対処しましょう。

誠意を伝え謝罪する、お詫びメールのポイント

間違ったメールを送ってしまった場合は、迅速に連絡し、直接謝罪することが望ましいですが、直接連絡できない場合や、連絡後に改めてお詫びのメールを送ることもあります。

お詫びメールでは、謝罪と正しい情報を伝えることが大切です。
では、お詫びメール作成のポイントをみていきましょう。

お詫びメールを送る際に注意すべきことは、以下の5つです。

では、それぞれ詳しくみていきましょう。

用件がすぐに分かる件名をつける

メールに記す件名は「どんな用件なのか」が、相手が見てすぐに分かる件名をつけましょう。

一目でメールの内容が理解できる件名であれば、相手がメールに気付いた時点で開封してくれる可能性が高いですが、分かりにくい場合は、後回しになってしまう可能性があります。

例えば「添付ファイル誤送信のお詫び」「お名前誤記載の謝罪について」など、誰が見ても内容が分かる件名をつけることが重要です。

誠実かつ迅速に謝罪する

間違ったメールを送信したことに気付いたら、すぐに対応しましょう。

どのような間違いをしてしまったのかを明確にし、誤送信したことに対して、心からの謝罪の言葉を添えます。

相手が不快感をもつ可能性がある場合は、それを踏まえて具体的な説明を添えて謝罪することが重要です。

誤送信の原因や状況を説明する

謝罪したら、なぜ誤送信してしまったのか理由や状況について説明します。

誤送信の原因や状況を正直に説明することで、相手に対する信頼性を高めることができるでしょう。

気を付けたいポイントは、長く書き過ぎないこと！

あまりにも長く説明すると言い訳をしている印象を与えてしまうので、簡潔に記し、反省している姿勢を伝えましょう。

メールの削除を依頼する

宛先や添付ファイルを間違えた場合は、相手に対して削除してもらうように依頼します。

重要な添付ファイルの場合は、企業の機密情報や情報漏洩に関わるため、必ず記載しましょう。

その際は、丁寧な文面で依頼し、相手に失礼にならないように気を付けてください。

再発防止への対策を提示する

同じミスを繰り返さないために、再発防止への対策を提示します。

例えば、メールを送信する前にチェックリストを活用することや、宛名や添付ファイルの確認に対する改善策など、具体的な対策方法を記載しましょう。

【宛名間違い】をお詫びするメールの文面例

メールの誤送信で意外と多いのは、宛名間違いです。

ビジネスシーンでは日常的にメールが利用されていますが、企業やサービスが成長するほど、問い合わせや複数のメール対応などやり取りが多くなります。

そして、やり取りする相手が多くなると人的ミスが起こりやすくなり、やってはいけないミスのひとつ「宛名間違い」を引き起こしてしまうのです。

相手の名前を間違えるということは、顧客に対して大変失礼な行為であり、個人間での信頼関係だけでなく会社への影響も大きいミスです。

宛名間違いをしてしまったときのお詫びメールの文面例は、以下のとおりです。

【誤字脱字】をお詫びするメールの文面例

メールの宛名や社名の間違いはもちろん、誤字脱字にも気をつけなければいけません。

メールを送信した後に、誤字脱字に気付いた場合は、謝罪とともに正しい情報を添えて記すことが重要です。

謝った情報（誤字脱字の部分）と、正しい情報を並べて記載すると、相手に分かりやすく伝えることができます。

誤字脱字メールを送ってしまったときのお詫びメールの文面例は、以下のとおりです。

【敬称忘れ】をお詫びするメールの文面例

取引先や目上の方にメールを送る場合、「〇〇様」や「〇〇部長」といった敬称をつけ忘れてしまった方も多いのではないでしょうか。

ついうっかりしてしまっていたとはいえ、相手に対して大変失礼な印象を与えてしまいます。

まずは、お詫びとともに反省していることを伝えましょう。

敬称をつけ忘れたときのお詫びメールの文面例は、以下のとおりです。

【作成途中のメール送信】をお詫びするメールの文面例

メールを作成している途中に急な電話や用事があり、ついうっかり送信してしまうことは珍しいことではありません。

しかし、メールの内容によっては相手を混乱させてしまう恐れがあるため、迅速に適切なメールを作成しお詫びを伝えることが重要です。

作成途中のメールを送信してしまった後に、正しいメールを送信する際、先に送信したメールと同じ件名を使うと相手に気付かれない可能性も…

再度送信する正しいメールの件名には、【再送】と入れ、相手が一目で重要だと分かるように配慮しましょう。

作成途中のメールを送ってしまったときのお詫びメールの文面例は、以下のとおりです。

【添付ファイルの間違い】をお詫びするメールの文面例

メールに添付するファイルを間違えてしまったときは、お詫びとともに正しいファイルを添付し送り直す必要があります。

社外秘や機密事項が記載されていない、重要度が低いファイルなどは大きな問題に発展しにくいですが、他社に送るはずのファイルや社外秘の情報を間違えて添付してしまった場合は、情報漏洩につながってしまう恐れがあります。

個人で判断せずに、上司やセキュリティ担当にも報告し、適切な謝罪と対応をとらなければいけません。

重要度が低い添付ファイルの間違いについてのお詫びメールの文面例は、以下のとおりです。

相手からミスを指摘された場合の対処法と文面例

メール送信での誤字脱字や宛名間違いは、本来あってはならないことですが、誰にでも起こりうることです。

相手に誠意を伝えてお詫びすれば、ミスをカバーするとともに信頼関係を深めることにもつながります。

しかし、間違ったメールを送信したことに気付かずに、相手からミスを指摘されてしまう場合もあります。そのような場合には、より真摯な対応が必要です。

では、文面例をみていきましょう。

未然に対策しよう！間違いメールを防ぐ方法

ここまでお伝えしたように、間違ったメールを送信してしまったら早急にお詫びすることが大切ですが、そもそも間違いが起きないようにしておくことが重要です。

相手に対して失礼な間違いになる宛名間違いや、情報漏洩のリスクが高まる添付ファイルミスなど、このような誤送信を未然に防ぐための方法を紹介します。

送信前に内容を確認

当たり前ですが、送信前には作成したメールを一通り読みなおしましょう。

宛名やメールの本文、添付ファイルを一通り確認するとともに、本文内の名前間違いや、テンプレートを使用した際の修正もれにも要注意です。

チェックリストを活用

さらにミスを防止する方法に、チェックリストを作成し、送信前に確認する方法があります。

ビジネスメールの間違いは、「ついうっかり」や「無意識に」行ってしまっています。

忙しいときや急な対応の際には、チェックリストを活用して気を付けることで、うっかりミスを防止できるでしょう。

「チェックリストなんて面倒くさい」という方もいらっしゃいますが、以下のような簡単な形式で構いません。

すぐ見える場所にメモを貼っているだけでも、間違いがないか意識しながらメールを作成できるので、ミスを減らせるでしょう。

会社で利用しているメールソフトによっては、送信後の取り消し機能が設定できるものもあります。

間違いを防止する対策をとるとともに、取り消し設定をしておくことで、万が一に備えることができるでしょう。

あまりにもミスを繰り返すなら、少し休むことも大切

「同じミスを何度も繰り返してしまう…」というときは、もしかしたら身体や脳が疲れているサインかもしれません。

働きすぎかも？と思ったら、有休をとりリフレッシュするなどして、自分を休ませてあげましょう。

「土日は休めているから大丈夫」と思う人も、思い切って平日に休んでみてください。「他の人が働いているのに自分は休んでいる」という少しの優越感が生まれ、思った以上にリフレッシュできるものですよ。

【まとめ】メール間違いの「もしも…」に備えよう！

メールでの宛名間違いや誤字脱字などをしてしまった場合の対処法について、お詫びの文面例とともに紹介しました。

いくら気を付けていても「ついうっかり」間違えてしまうこともあるでしょう。

しかし、「シンプルな誤字脱字だから」「機密情報じゃないから」とケアレスミスでも油断せずに、日頃から気を付けることが重要です。

メールの間違いを防ぐために、ルール作りやシステムを導入することもひとつの方法です。

しかし、誤送信してしまった後のお詫びや対応について準備してくことも、リスクマネジメントのひとつとして重要です。

「もしも…」の事態が発生してしまった場合は、今回ご紹介した文面例を参考にしていただき、丁寧な対応を心がけましょう。

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